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Teilnahmebedingungen der bvitg Service GmbH für Aussteller der DMEA Rundgänge
Die bvitg Services GmbH (im Folgenden „bsg“) organisiert auf der DMEA für interessierte Besucher geführte Rundgänge zu ausgewählten Themenschwerpunkten. Aussteller, die sich im Rahmen dieser Rundgänge präsentieren möchten, müssen sich vorab bei der bsg auf dem DMEA Buchungsportal (im Folgenden „Portal“) registrieren und einen Vortragsslot kostenpflichtig erwerben.
Mit Ihrer Registrierung auf dem Portal stimmen Sie diesen Teilnahmebedingungen zu.
1. Buchungsvoraussetzung und Registrierung auf dem Portal
1.1. Alle Unternehmen, die auf der DMEA 2025 als Aussteller angemeldet sind, sind berechtigt, einen oder mehrere Vortragsslots für die DMEA Rundgänge zu buchen.
1.2. Die Angabe der in dem Portal mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Daten ist verpflichtend, da sie von der bsg benötigt werden, um die Rundgänge durchzuführen.
1.3. Ihre Angaben bleiben auch nach Durchführung des Rundgangs im Portal gespeichert. Die bsg nutzt diese Daten für die Planung zukünftiger DMEA-Veranstaltungen und wird Sie diesbezüglich gegebenenfalls per E-Mail ansprechen (vgl. § 7 dieser Teilnahmebedingungen). Sollten Sie diese Speicherung nicht wünschen, können Sie die Löschung Ihrer Daten oder Ihres gesamten Portal-Nutzerkontos verlangen, indem Sie eine E-Mail an dmea@bvitg.de schreiben. Dies hat keinen Einfluss auf die Übertragung der Nutzungsrechte hinsichtlich bereits durchgeführter Beiträge, die unwiderruflich erfolgt (vgl. § 5 dieser Teilnahmebedingungen).
1.4. Mit Registrierung auf dem Portal und Akzeptanz dieser Teilnahmebedingungen verpflichten Sie sich zur Erbringung der in diesen Teilnahmebedingungen spezifizierten Leistungen.
2. Ablauf der Buchung und Fristen
2.1. Die Themen der verschiedenen Rundgänge werden auf der DMEA-Webseite bekanntgegeben. Für jedes Thema steht eine begrenzte Anzahl an Slots zur Verfügung. Aufgrund der begrenzten Anzahl verfügbarer Vortragsslots pro Thema können einzelne Themen bereits vor Ablauf der Buchungsfrist ausgebucht sein.
2.2. Ab dem 14. Januar 2025 steht die Buchung allen registrierten Ausstellern der DMEA 2025 offen. Die Buchung eines Slots ist kostenpflichtig (vgl. § 6 dieser Teilnahmebedingungen). Ein Vortragsslot auf den Rundgängen entspricht 8 Minuten. Jeder Aussteller kann nur einen Slot pro Thema buchen.
Zum Buchungszeitpunkt steht das genaue Datum des Rundgangs noch nicht fest. Die bsg wird Datum und Uhrzeit des Rundgangs rechtzeitig (spätestens zwei Wochen vor Beginn der DMEA) mitteilen. Nach Angabe der Zahlungsinformationen erhalten Buchende eine Bestätigung per E-Mail. Anschließend müssen sie in einem zweiten Schritt Titel, eine kurze Beschreibung sowie den vorgesehenen Speaker ihres Vortrags über das Portal mitteilen.
Buchungen sind nur über das Portal und bis zum 13. Februar 2025, 23:59 Uhr, möglich. Ab diesem Zeitpunkt müssen die erforderlichen Angaben (Rechnungsdaten, Titel, Kurzbeschreibung, Speaker) vollständig und korrekt vorliegen. Sollten insbesondere die Rechnungsdaten unvollständig oder falsch sein, wird der damit verbundene Bearbeitungsaufwand mit 85 EUR (zzgl. Mehrwertsteuer) in Rechnung gestellt.
2.3. Es besteht kein Rücktritts- oder Widerrufsrecht. Sollten Sie den gebuchten Slot nicht wahrnehmen, befreit Sie dies nicht von Ihrer Zahlungspflicht.
2.4. Die bsg behält es sich vor, Beiträge nach freiem Ermessen zurückzuweisen, wenn sie ausweislich des Titels und/oder der Beschreibung nicht zum vorgegebenen Themenblock passen.
3. Ablauf des Rundgangs, Ihr Vortrag
3.1. Ein Rundgang dauert maximal 45 Minuten, pro Rundgang gibt es maximal vier Slots, ein Vortragsslot entspricht 8 Minuten. Im Rahmen des entsprechenden Rundgangs wird die bsg die am Rundgang teilnehmenden Fachbesucher:innen zu den Ständen der Aussteller führen, die einen Slot gebucht haben. Sodann haben die jeweiligen Aussteller die Gelegenheit, den Fachbesucher:innen ihren Vortrag zu präsentieren.
3.2. Der Ablauf des Rundgangs (d.h. die Reihenfolge, in der Fachbesucher:innen die Stände der Aussteller besuchen) wird von der bsg nach Ende der Buchungsfrist festgelegt und erfolgt unabhängig vom Buchungszeitpunkt.
3.3. Sie sind in der Gestaltung Ihres Vortrags grundsätzlich frei, müssen aber die zeitliche Begrenzung Ihres Slots beachten. Verzögerungen aus Ihrem Verantwortungsbereich können eventuell dazu führen, dass sich Ihre Vortragszeit der Verzögerung entsprechend verkürzt.
3.4. Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihr Vortrag keine Rechte Dritter (z. B. Urheberrechte) verletzt.
3.5. Soweit die Messe Berlin GmbH für die DMEA ein Hygienekonzept erstellt hat, sind dessen Vorgaben zwingend einzuhalten.
3.6. Die bsg behält es sich vor Vorträge zu unterbrechen, abzukürzen oder zu beenden, wenn dies aus wichtigen Gründen erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Vorträge nicht dem vereinbarten Thema entsprechen, Rechte Dritter verletzen, rechtswidrig sind oder diskriminierende Inhalte enthalten, das Hygienekonzept der Messe Berlin GmbH nicht befolgt wird oder der Speaker offensichtlich nicht ausreichend qualifiziert ist, um vor einem Fachpublikum zu sprechen.
4. Bildaufnahmen
Die bsg, der bvitg e. V. und die Messe Berlin GmbH werden von Veranstaltungen und Vorträgen zu Zwecken der DMEA-Programmdokumentation ganz oder teilweise Bildaufnahmen anfertigen, archivieren und in folgender Weise verwenden:
- Verwendung für öffentliche Kommunikationsmaßnahmen der Messe Berlin GmbH, der bsg oder des bvitg e. V. im Zusammenhang mit der DMEA (z.B. Website, Social Media, Printmedien).
- Zur redaktionellen Berichterstattung im Rahmen ihrer Öffentlichkeitsarbeit in eigenen und dritten Print- und Digitalmedien.
- Weitergabe an Pressevertreter zum Zwecke der Berichterstattung über die DMEA.
5. Nutzungsrechte
5.1. Sie räumen der bsg alle zur Erfüllung dieses Vertrages erforderlichen Rechte ein. Dies umfasst insbesondere das Recht zur unter § 4 dargestellte Nutzung der Bildaufnahmen.
5.2. Soweit Sie im Rahmen der Registrierung einen Lebenslauf und/oder ein Foto bereitstellen und auf das Portal hochladen sind die bsg, der bvitg e. V. und die Messe Berlin GmbH zur Nutzung von Lebenslauf und/oder Foto in veranstaltungsbezogenen Print- und Digitalprodukten (z. B. Programmwebseiten, Highlight-Flyer, Social Media Posts) berechtigt.
5.3. Die Rechteinräumung erfolgt unwiderruflich, zeitlich und örtlich unbegrenzt sowie übertragbar und umfasst insbesondere das Recht, Bildaufnahmen sowie gegebenenfalls Lebenslauf und/oder Foto zu vervielfältigen, zu verbreiten und öffentlich zugänglich zu machen.
5.4. Die bsg wird bei der Nutzung Ihre Persönlichkeitsrechte achten.
6. Preise und Zahlung
6.1. Jeder gebuchte Slot kostet EUR 550 netto. Unternehmen, die Mitglied im Bundesverband Gesundheits-IT – bvitg e. V. sind, buchen zum Vorteilspreis von EUR 490 netto pro Slot. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der Mehrwertsteuer in geltender, gesetzlicher Höhe.
6.2. Die bsg wird eine Rechnung per E-Mail versenden, der Betrag ist binnen 21 Tagen zu zahlen.
6.3. Sollte nach Ablauf der Zahlungsfrist kein Zahlungseingang festgestellt werden können, ist die bsg berechtigt, den gebuchten, aber nicht bezahlten Slot neu zu vergeben.
8. Einsatz Dritter
Die bsg kann nach freiem Ermessen Dritte einsetzen und diesen die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Rechte übertragen. Ihnen gegenüber bleibt allein die bsg für solche Dritte verantwortlich.
9. Absage der Veranstaltung
Bei Schließung/Störung des Veranstaltungsortes oder aus Gründen höherer Gewalt ist die Messe Berlin GmbH berechtigt, eine Veranstaltung abzusagen oder zu verschieben. In diesem Fall informiert Sie die bsg schnellstmöglich. Ansprüche auf den Ersatz von Auslagen sind im Falle einer rechtzeitigen Veranstaltungsabsage ausgeschlossen. Eine Absage gilt in jedem Fall als rechtzeitig, wenn sie mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung bekanntgegeben wird.
10. Persönliche Verhinderung
Sollten Sie den gebuchten Slot nicht wahrnehmen oder der vorgesehene Speaker ausfallen, teilen Sie dies der bsg schnellstmöglich per E-Mail an dmea@bvitg.de mit, damit der Ablauf des Rundgangs dadurch nicht erschwert wird. Ferner bitten wir Sie, sich in letzterem Fall (nach Absprache mit der bsg) um einen Ersatz-Speaker zu bemühen. Die bsg behält sich vor, den Vortrag ausfallen zu lassen, sofern kein adäquater Ersatz gefunden werden kann.
11. Datenschutz
Bitte beachten Sie die separat vorliegenden Datenschutzhinweise.
12. Haftung
12.1. Hinsichtlich Ihres Vortrags, sowie gegebenenfalls Ihres Lebenslaufs und Ihres Fotos stellen Sie die bsg, den bvitg e. V. und die Messe Berlin GmbH von allen Ansprüchen Dritter, die auf einer von Ihnen zu vertretenden Verletzung von Urheberrechten oder anderen Drittrechten beruhen, frei.
12.2. Die bsg haftet unbeschränkt für vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten sowie immer bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, in Fällen der Arglist, bei Übernahme einer Garantie oder bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz.
12.3. Im Falle von einfacher Fahrlässigkeit haftet die bsg nur für die Verletzung von Kardinalpflichten. Bei einer Kardinalpflicht handelt es sich um eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die andere Partei vertrauen darf. Bei fahrlässiger Verletzung einer Kardinalpflicht ist die Haftung der bsg beschränkt auf den Ersatz vorhersehbarer und typischer Schäden.
13. Gerichtsstand und Erfüllungsort, anwendbares Recht
13.1. Als Erfüllungsort und Gerichtsstand wird, soweit gesetzlich zulässig, Berlin vereinbart.
13.2. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts.
14. Schlussbestimmungen
14.1. Sollten einzelne Klauseln dieser allgemeinen Vertragsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder sollte der Vertrag eine Lücke enthalten, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Vertragsklauseln oder Teile dieser Klauseln unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.
14.2. Änderungen dieser Teilnahmebedingungen (inklusiver dieser Schriftformklausel) bedürfen der Schriftform.
(Stand: Dezember 2024)
