Teilnahmebedingungen der bvitg Service GmbH für den DMEA Kongress

Falls Sie auf der DMEA im Rahmen der Veranstaltung „Kongress“ einen Vortrag (im folgenden auch „Beitrag“) halten wollen, müssen Sie sich hierfür vorab über das DMEA-Buchungsportal (im Folgenden „Portal“) bei der bvitg Service GmbH (im Folgenden „bsg“) registrieren und bewerben. Mit Ihrer Registrierung auf dem Portal stimmen Sie diesen Teilnahmebedingungen zu.

1. Registrierung auf dem Portal und Bewerbung

1.1. Die Angabe, der auf der Plattform mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Daten, ist verpflichtend, da sie von der bsg benötigt werden, um über die Aufnahme Ihres Beitrages zu entscheiden und um die DMEA durchzuführen.

1.2. Die bsg entscheidet nach freiem Ermessen, welche Beiträge für eine Präsentation auf der DMEA angenommen werden.

1.3. Ihre Bewerbung wird im Portal gespeichert, auch wenn Ihr Beitrag nicht von der bsg angenommen wurde. Die bsg nutzt diese Daten für die Planung zukünftiger DMEA-Veranstaltungen etwa, um abgelehnte Bewerber gegebenenfalls für künftige Veranstaltungen anzusprechen. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie die Löschung der von Ihnen eingereichten Bewerbungen oder Ihres gesamten Portal-Nutzerkontos verlangen, indem Sie eine E-Mail an dmea@bvitg.de schreiben. Dies hat keinen Einfluss auf die Übertragung der Nutzungsrechte hinsichtlich bereits gehaltener Vorträge, die unwiderruflich erfolgt (vgl. § 4 dieser Teilnahmebedingungen).

1.4. Sollte Ihr Beitrag von der bsg für die DMEA angenommen worden sein, sind Sie zur Erbringung der in diesen Teilnahmebedingungen spezifizierten Leistungen verpflichtet.

2. Ihr Beitrag, Präsentation, Foto und Lebenslauf

2.1. Als Speaker auf dem Kongress erstellen Sie Ihren Vortrag für die entsprechende DMEA-Veranstaltung zu dem vereinbarten Thema.

2.2. Zu Ihrem Beitrag erstellen Sie eine finale Präsentation im PDF-Format für das digitale Archiv der DMEA-Website, wo die Präsentation öffentlich zur Verfügung gestellt wird, und übersenden diese bis spätestens zwei Wochen nach Veranstaltungsende an die bsg per E-Mail an dmea@bvitg.de. Sollten Sie dies nicht wünschen, ist dies ausdrücklich schriftlich mit der bsg zu vereinbaren.

2.3. Im Rahmen der Bewerbung ist ein Lebenslauf und ein Foto bereitzustellen und auf das Portal hochzuladen. Die bsg, der bvitg e. V. und die Messe Berlin GmbH sind zur Nutzung von Lebenslauf und Foto in veranstaltungsbezogenen Print- und Digitalprodukten (z. B. Programmwebseiten, Highlight-Flyer, Social Media Posts) berechtigt.

2.4. Sie sind dafür verantwortlich, dass Vortrag, Präsentation, Lebenslauf und Foto keine Rechte Dritter (z. B. Urheberrechte) verletzen.

3. Bild- und Tonaufnahmen

Die bsg, der bvitg e. V. und die Messe Berlin GmbH werden Veranstaltungen und Vorträge zu Zwecken der DMEA-Programmdokumentation ganz oder teilweise in Film, Bild und Ton mitschneiden, archivieren und in folgender Weise verwenden:

• Übertragung als Livestream sowie öffentliche Bereitstellung zum Download auf einer Online-Plattform der Messe Berlin GmbH sowie auf der DMEA-Homepage.
• Verwendung für öffentliche Kommunikationsmaßnahmen der Messe Berlin GmbH, der bsg oder des bvitg e.V. im Zusammenhang mit der DMEA (z.B. Website, Social Media, Printmedien).
• Zur redaktionellen Berichterstattung im Rahmen ihrer Öffentlichkeitsarbeit in eigenen und dritten Print- und Digitalmedien.
• Weitergabe an Pressevertreter zum Zwecke der Berichterstattung über die DMEA.

4. Nutzungsrechte

4.1. Sie räumen der bsg alle zur Erfüllung dieses Vertrages erforderlichen Rechte ein. Dies umfasst insbesondere das Recht zur Veröffentlichung ihrer finalen Präsentation im Archiv auf der DMEA-Webseite, die Nutzung von Ihrem Lebenslauf und Foto in veranstaltungsbezogenen Print- und Digitalprodukten sowie die unter § 3 dargestellte Nutzung der Bild- und Tonaufnahmen.

4.2. Die Rechteinräumung erfolgt unwiderruflich, zeitlich und örtlich unbegrenzt sowie übertragbar und umfasst insbesondere das Recht, Präsentation, Lebenslauf, Foto sowie Bild und Tonaufnahmen zu vervielfältigen, zu verbreiten und öffentlich zugänglich zu machen.

4.3. Die bsg wird bei der Nutzung Ihre Persönlichkeitsrechte achten.

5. Vergütung

Auf Wunsch erhalten Sie ein kostenfreies Ticket für die DMEA, für die Ihr Beitrag angenommen wurde. Eine darüberhinausgehende Vergütung wird von der bsg nicht geleistet.

6. Erstattung von Reisekosten

6.1. Die Messe Berlin GmbH übernimmt für Speaker des Kongresses Reisekosten bis zu einer Höhe von EUR 300,00, soweit Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kosten nicht bereits erstattet. Erstattungsfähige Reisekosten sind eine Übernachtung inklusive Frühstück (ausgenommen sind Extras wie Parkgebühren, Minibar, Telefon etc.) sowie die Kosten der Anfahrt nach Berlin (Bahnfahrt oder Flug in 2. Klasse/Economy oder Fahrtkostenpauschale EUR 0,30 pro km). Ausnahmen bezüglich des erstattungsfähigen Reiskostenbetrags sind in Absprache mit der bsg möglich. Bitte wenden Sie sich ggf. andmea@bvitg.de.

6.2. Um eine Erstattung der Reisekosten zu beantragen, müssen Sie diese innerhalb von acht Wochen nach Ende der Veranstaltung der Messe Berlin GmbH unter Beifügung der Belege in Rechnung stellen. Bitte beachten Sie, dass nur tatsächlich angefallene und per Beleg nachweisbare Kosten erstattet werden.

6.3. Die Rechnung wird innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang von der Messe Berlin GmbH geprüft. Den ausgewiesenen Betrag erhalten Sie anschließend auf das von Ihnen angegebene Konto.

6.4. Es gilt die Richtlinie zur Reisekostenerstattung der Messe Berlin GmbH.

7. Absage der Veranstaltung

Bei Schließung/Störung des Veranstaltungsortes oder aus Gründen höherer Gewalt ist die Messe Berlin GmbH berechtigt, eine Veranstaltung abzusagen oder zu verschieben. In diesem Fall informiert Sie die bsg schnellstmöglich.

Ansprüche auf den Ersatz von Auslagen sind im Falle einer rechtzeitigen Veranstaltungsabsage ausgeschlossen. Eine Absage gilt in jedem Fall als rechtzeitig, wenn sie mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung bekanntgegeben wird.

8. Persönliche Verhinderung

Sind Sie am Veranstaltungstag verhindert oder können oder möchten aus anderen Gründen Ihren Programmbeitrag nicht leisten, teilen Sie dies der bsg schnellstmöglich per E-Mail an dmea@bvitg.de mit. Ferner bitten wir Sie, sich in diesem Fall (nach Absprache mit der bsg) um eine Ersatzperson zu bemühen. Die bsg behält sich vor, den Programmbeitrag ausfallen zu lassen, sofern kein adäquater Ersatz gefunden werden kann. Ein Ersatz etwaiger Auslagen wird im Bedarfsfall durch die bsg geprüft.

9. Datenschutz

Bitte beachten Sie die separat vorliegenden Datenschutzhinweise der bvitg Service GmbH.

10. Haftung

10.1. Hinsichtlich Ihres Beitrags, Ihrer Präsentation, Ihres Lebenslaufs und Ihres Fotos stellen Sie die bsg, den bvitg e. V. und die Messe Berlin GmbH von allen Ansprüchen Dritter, die auf einer von Ihnen zu vertretenden Verletzung von Urheberrechten oder anderen Drittrechten beruhen, frei.

10.2. Die bsg haftet unbeschränkt für vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten sowie immer bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, in Fällen der Arglist, bei Übernahme einer Garantie oder bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz.

10.3. Im Falle von einfacher Fahrlässigkeit haftet die bsg nur für die Verletzung von Kardinalpflichten. Bei einer Kardinalpflicht handelt es sich um eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die andere Partei vertrauen darf. Bei fahrlässiger Verletzung einer Kardinalpflicht ist die Haftung der bsg beschränkt auf den Ersatz vorhersehbarer und typischer Schäden.

11. Gerichtsstand und Erfüllungsort, anwendbares Recht

11.1. Als Erfüllungsort und Gerichtsstand wird, soweit gesetzlich zulässig, Berlin vereinbart.

11.2. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts.

12. Schlussbestimmungen

12.1. Sollten einzelne Klauseln dieser allgemeinen Vertragsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder sollte der Vertrag eine Lücke enthalten, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Vertragsklauseln oder Teile dieser Klauseln unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

12.2. Änderungen dieser Teilnahmebedingungen (inklusiver dieser Schriftformklausel) bedürfen der Schriftform.

(Stand: Oktober 2023)