Reisekostenhinweise der Messe Berlin

Hinweise zur Ihrer Reisekostenabrechnung

Bevor Sie mit der Reisekostenabrechnung starten: wichtige Dokumente zur Erstellung Ihrer Abrechnung sowie Ansprechparter:innen für Ihre Rückfragen finden Sie hier

1. Allgemeines

Wichtig: Die Bestimmungen zur Reisekostenabrechnung gelten nur für Speaker, die während des DMEA-Kongresses oder der DMEA‐Seminare einen Vortrag halten oder eine Veranstaltung moderieren, sowie für Mitglieder der Programmbeiräte. Ausnahmen sind nach Abstimmung mit dem Veranstalter möglich.

Die Reisekosten werden den Teilnehmerinnen und Teilnehmern nur erstattet, wenn deren Arbeitgeber die Kosten nicht übernehmen.

Es werden für o.g. Personen die folgenden Kosten übernommen:

• eine Übernachtung inkl. Frühstück (ausgenommen sind Extras und persönliche Ausgaben wie Parkgebühren, Minibar, Telefon etc.)
• die Reisekosten (Bahnfahrt und Flug in der 2. Klasse/Economy oder Fahrtkostenpauschale EUR 0,30 pro km)

Voraussetzung:

• der Arbeitgeber des Speakers trägt nicht die Kosten (bitte schicken Sie die Erklärung zur Reisekostenübernahme (PDF, 113,8 kB) mit)
• ein Gesamtwert von EUR 300 pro Person wird nicht überschritten

Beachten Sie, dass nur tatsächlich angefallene Kosten erstattet werden. Ausnahmen bezüglich des erstattungsfähigen Reiskostenbetrags sind in Absprache mit der bvitg Service GmbH möglich. Bitte wenden Sie sich ggf. an dmea@bvitg.de.

Die Reisenden sind für ihre Angaben und die Vollständigkeit der Unterlagen verantwortlich. Alle Beteiligten sind verpflichtet, die Kosten der Reise auf das notwendige Maß zu beschränken. Wenn von den Grundsätzen der sparsamen und wirtschaftlichen Verwendung abgewichen werden musste, ist dies hinreichend zu begründen.

2. Organisatorische Abwicklung

2.1 Beteiligung am DMEA-Programm

Eine Einladung oder die Bestätigung seitens des bvitg, dass der oder die Reisende am DMEA-Programm mitwirkt, muss vorliegen.

2.2 Buchung

Reisen sind mit dem jeweils wirtschaftlich günstigsten Verkehrsmittel, unter Berücksichtigung des Zeitaufwandes für die zurückzulegende Strecke durchzuführen.

2.3 Reisekostenabrechnung

Die Reisekosten für Speaker und Moderator:innen sind spätestens acht Wochen nach der DMEA bzw. 14 Tage nach einer Beiratssitzung abzurechnen, d.h., dass alle relevanten Unterlagen an die Messe Berlin GmbH weitergeleitet wurden. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn die Belege zur Abrechnung nicht innerhalb von acht Wochen, bzw. 14 Tagen nach Ende der Veranstaltung eingereicht wurden.

Für die Reisekostenabrechnung sind alle Belege nach Möglichkeit im Original beizufügen, das gilt insbesondere für Fahrausweise und Flugtickets (bei elektronischen Tickets die Bordkarten). Für die inhaltliche Richtigkeit der Belege trägt die Reisende/ der Reisende die Verantwortung. Bestätigt wird dies durch die entsprechende Unterschrift auf der Rechnung, die einzureichen ist.

Die Rechnung muss als PDF eingereicht werden.

Auf der Rechnung sind Veranstaltung, das Datum der Teilnahme, der Grund für die Rechnung sowie die Kontoverbindung aufzuführen.

Hier muss auch die Angabe erfolgen, ob die Person umsatzsteuerpflichtig ist. Bitte vermerken Sie auf Ihrer Rechnung, wenn Sie „nicht umsatzsteuerpflichtig“ sind. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie bitte auf Ihrer Rechnung die anzuwendende Umsatzsteuernummer an.

Zudem ist eine Erklärung beizulegen, dass der jeweilige Arbeitgeber die Reisekosten nicht selbst trägt (s. Vorlage, Seite 4). Reisekosten und Honorare von Anwendervorträgen oder Vertretern von Ausstellern sind hiervon ausgeschlossen.

Die erstellte Reisekostenabrechnung wird durch die Finanzbuchhaltung der Messe Berlin GmbH sowohl im Hinblick auf die (steuerliche) Ordnungsmäßigkeit als auch in Bezug auf die Vollständigkeit beigefügter Belege geprüft. Bei nicht ordnungsgemäßem Nachweis entstandener Kosten kann die Erstattung abgelehnt werden.

Die Rechnung mit allen Originalbelegen ist an folgende Adresse zu richten:

Messe Berlin GmbH
Messedamm 22
14055 Berlin

Betreff: Reisekostenabrechnung DMEA 2025

Hinweis: Die Rechnung kann auch per Mail mit digitalen Belegen und der Erklärung zur Reisekostenübernahme (s. Seite 4) unter Angabe der Bestellnummer (4600029032) an folgende E-Mail-Adresse geschickt werden: dmea@messe-berlin.de

2.4 Verrechnungen

Die Auszahlung von Guthaben erfolgt unbar durch die Finanzbuchhaltung.

3. Reisekostenerstattung

3.1 Grundsätzliches

Die Erstattung von Reisekosten ist Auslagenersatz. Anerkannt werden daher nur Kosten, die tatsächlich zu Ausgaben geführt haben und durch Abgabe von Belegen nachgewiesen werden. Nur in besonders begründeten Fällen können Ausgaben auf selbst erstellten Belegen glaubhaft gemacht werden.

Werden dem Reisenden für die Durchführung von Geschäftsreisen Vergünstigungen durch die Verkehrsträger (z. B. über Bahncard) gewährt, so sind diese Vergünstigungen der Messe Berlin GmbH zur Verfügung zu stellen.

3.2 Äußere Einflüsse

Reisen sind so zu planen, dass Verzögerungen (in einem üblichen Rahmen) keinen Einfluss auf den Ablauf der Veranstaltung haben. Sollte aufgrund äußerer Einflüsse (z.B. Streiks, Unwetter, etc.) ein Verkehrsmittel nicht rechtzeitig erreicht werden, wird lediglich der Preis des ursprünglich gebuchten Transports erstattet. Durch das Versäumnis zusätzlich entstandene Kosten sind vom Reisenden zu tragen.

Ausnahmen werden im Einzelfall vom Veranstalter geprüft.

3.3 Fahrtkosten

Bahn

Kein Reisender hat Anspruch auf Reisekostenrückerstattung von einer Reise mit Nutzung der 1. Klasse. Alle Reisenden haben Anspruch auf Nutzung der 2. Klasse. Sollte eine Reise in der 1. Klasse – durch Nutzung einer persönlichen Bahncard oder Sonderpreise – günstiger sein als in der zweiten Klasse, kann mit dem Veranstalter eine Ausnahmeregelung getroffen werden.

Die Messe Berlin GmbH bietet in Kooperation mit der Deutschen Bahn ein Veranstaltungsticket zu vergünstigten Konditionen an. Dies ist sechs Monate vor der DMEA buchbar. Alle Informationen finden Sie hier.

Flugzeug

Bei Flugreisen gibt es grundsätzlich nur eine Rückerstattung, wenn die Touristen‐ bzw. Economy‐Class gebucht wurde.

Die Messe Berlin GmbH bietet in Kooperation mit der Lufthansa ein Veranstaltungsticket zu vergünstigten Konditionen an. Alle Informationen finden Sie hier.

Private Kraftfahrzeuge

Als Beleg ist die Kilometergeldabrechnung beizufügen, erstattet werden EUR 0,30 je gefahrenen Kilometer. Bei der privaten Pkw‐Nutzung wird die Wegstreckenentschädigung auf EUR 150 eingeschränkt, für eine Erstattung darüber hinaus ist eine wirtschaftliche Begründung erforderlich. Mit der Pauschalerstattung sind alle Forderungen, die sich aus der Nutzung ergeben, abgegolten. Dazu gehört auch die evtl. Mitnahme von Kollegen, Gepäck usw. Die erhöhten Parkgebühren für mehrere Tage in Flughafennähe sind zu vermeiden und kostengünstigere Varianten zu wählen.

Taxifahrten/öffentliche Verkehrsmittel

Für notwendige Fahrten am auswärtigen Geschäftsort sind grundsätzlich regelmäßig verkehrende öffentliche Beförderungsmittel, einschließlich Zubringerbusse zu Flugplätzen zu benutzen.

Taxifahrten sind nur in Ausnahmefällen gestattet, z. B. wenn das Reiseziel nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist oder wegen umfangreichem/schwerem Gepäck oder Dringlichkeit die Benutzung von Nahverkehrsmitteln nicht zumutbar ist. Die Notwendigkeit ist zu begründen. Die Abrechnung von Taxifahrten muss zwingend über einen vom Taxifahrer vollständig ausgefüllten Beleg (Datum, Fahrpreis, Strecke, Steuerangaben, Unterschrift) erfolgen.

3.4 Übernachtungskosten

Grundsätzlich kann pro Person eine Übernachtung angesetzt werden, sofern die Unterbringung in Mittelklassehotels erfolgt. Sollte eine Person für mehrere Aufgaben im DMEA-Programm zugesagt haben, sind weitere Übernachtungen erstattungsfähig. Hier ist ggf. mit dem Veranstalter Rücksprache zu halten.

Definition Mittelklassehotel für Deutschland: 3 Sterne (Komfort, Unterkunft für mittlere Ansprüche), gilt analog für alle Reiseziele. Außer die Messe Berlin GmbH und/oder der Veranstalter bvitg e. V. schlagen Ihnen höherwertigere Hotels vor.

4. Inkrafttreten

Die Reisekostenrichtlinien sind ab sofort auf alle Reisen, die die DMEA betreffen, anzuwenden.